Dokumen Ekspor dan Jenis-jenisnya
Jika mengacu pada ensiklopedia eksportir, jumlah dokumen ekspor yang tercatat sekitar 50 dukumen. Penggunaan dokumen-dokumen ekspor tersebut tergantung pada jenis produk/barang yang diekspor, serta peraturan perdagangan yang berlaku di masing-masing negara mitra dagang (Putra, 2017: 41).
Dari sekitar 50 dokumen itu, berikut akan dijelaskan mengenai lima dokumen ekspor yang perlu Anda ketahui. Mengapa lima? Sebab, lima dokumen ini merupakan dokumen-dokumen ekspor yang diperlukan dan lazim dipergunakan dalam setiap transaksi ekspor. Penjelasan selengkapnya adalah sebagai berikut:
1. Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen penawaran dari penjual kepada pembeli potensial. Dokumen ini biasanya berisikan syarat-syarat jual beli dan harga barang. Jika si pembeli setuju, maka akan diadakan kontrak jual beli sesuai dengan ketetapan dalam dokumen tersebut.
2. Commercial Invoice
Commercial invoice merupakan dokumen nota/faktur penjualan barang ekspor/impor. Dokumen ini diterbitkan oleh penjual/eksportir/pengirim barang. Commercial invoice juga digunakan sebagai dasar untuk menghitung pajak/pungutan negara.
Dengan demikian, commercial invoice (faktur) merupakan dokumen utama dari setiap transaksi dan dokumen itu harus disiapkan oleh eksportir untuk diserahkan kepada importir. Dalam dokumen ini harus tercakup informasi selengkap mungkin dan mudah dimengerti meskipun oleh orang yang mempunyai pengetahuan terbatas terhadap bahasa yang digunakan.
Dokumen itu dikirimkan oleh eksportir kepada importir dengan nama dan alamat sesuai yang tercantum dalam letter of credit (L/C). Fungsi utama dari commercial invoice adalah sebagai alat pemeriksaan oleh pabean, baik di dermaga pelabuhan ekspor maupun oleh pabean di pelabuhan impor; pemeriksaan oleh pembeli saat barang diterima dan pembayaran oleh pembeli terhadap barang-barang ekspor.
Faktur tersebut dibuat dalam bahasa Inggris, tetapi terkadang sebagian negara menggunakan bahasa mereka sendiri. Ada beberapa informasi yang wajib ditulis (tercakup) dalam dokumen ini, di antaranya:
- nama dan alamat pembeli (importir) dan penjual (eksportir),
- nomor dan tanggal L/C, serta nama bank pembuka L/C (jika sistem pembayaran menggunakan L/C),
- nomor dan tanggal surat pesanan atau sales contract,
- kuantitas/jumlah barang,
- cara pengepakkan,
- syarat-syarat pembayaran,
- nama kapal dan jalur pelayaran,
- nama dan alamat perusahaan asuransi,
- merek dan nomor pengepakkan barang,
- nama pelabuhan muat dan tanggal berangkat kapal,
- nama pelabuhan bongkar, serta
- keterangan.
Selain itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengisian commercial invoice, di antaranya:
- alamat eksportir harus diisi dengan lengkap dan jelas,
- memberikan informasi selengkap mungkin, seperti nomor telepon, faksmile, dan telex.
- memastikan bahwa setiap informasi penting dicantumkan/ditulis di dalamnya, seperti nomor registrasi pajak pertambahan nilai (PPN) eksportir,
- mengikuti instruksi-instruksi pelanggan/pembeli secara cermat dan tepat,
- alamat pengiriman barang yang mungkin tidak sama dengan alamat pengiriman faktur/invoice,
- menanyakan kepada customer/pembeli, apakah setiap referensi atau keterangan mengenai pajak atau informasi lain yang diperlukan harus dicantumkan?
- nomor pesanan atau keterangan lain dalam surat pesanan yang diterima dari si pembeli harus tertera dengan lengkap,
- jumlah barang yang tercakup dalam invoice harus dinyatakan dengan jelas,
- menguraikan barang ekspor harus dicantumkan agar lebih mudah dalam mengidentifikasinya beserta nomor tarif (seperti HS) dari negara pengimpor,
- mata uang yang digunakan, baik untuk harga maupun jumlah nilai, harus dinyatakan (seperti US$),
- total nilai FOB (freight on board) dari faktur harus terpisah untuk memudahkan pihak terkait dalam menggunakan metode lain untuk menghitung bea masuk dan pajak impor,
- jika eksportir bertanggung jawab dalam membayar ongkos angkut, maka berarti itu harus ditulis,
- bila eksportir bertanggung jawab dalam pengurusan asuransi, maka biayanya harus ditulis,
- jika eksportir mengurus pengapalan, maka dalam faktur tersebut harus ditunjukkan mengenai cara barang-barang itu dikapalkan, serta
- masing-masing faktur dan copy-nya harus ditandatangani satu per satu.
3. Customs Invoice
Dokumen ini merupakan commercial invoice yang dibuat pada formulir khusus yang disiapkan oleh pejabat pabean negara pengimpor. Sebagian besar dokumen itu diberlakukan di beberapa negara persemakmuran. Dokumen tersebut berisikan informasi mengenai harga di pasar negara eksportir dan harga jual eksportir guna menghindari tuduhan dumping serta mencegah terjadinya penggelapan bea masuk.
4. Bill of Lading
Bill of lading merupakan title of documents, yaitu dokumen kepemilikan barang. Jadi, siapa pun yang namanya tercantum dalam B/L atau ordernya, ia adalah pemilik barang. Namun, tidak ada satu pun transport documents selain bill of lading yang berfungsi sebagai title of documents.
Oleh karena itu, bill of lading adalah dokumen yang sangat penting. Sebab, jika tidak ada bill of lading, maka barang tidak bisa di-release/diserahkan. Dengan demikian, bill of lading merupakan dokumen yang sangat vital yang berguna untuk mengambil atau mengeluarkan barang. Adapun fungsi bill of lading adalah sebagai berikut:
- Bukti tanda penerimaan barang, yaitu barang yang diterima oleh pengangkut (carrier) dari pengirim barang atau eksportir (shipper) ke suatu tempat tujuan, selanjutnya menyerahkan barang-barang tersebut kepada pihak penerima/importir.
- Bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang-barang antara pihak pengangkut dengan pengirim.
- Bukti kepemilikan atau dokumen kepemilikan barang (document of title) yang menyatakan bahwa orang yang memegang B/L merupakan pemilik barang yang tercantum dalam B/L.
5. Air Ways Bill (AWB)
Air ways bill merupakan dokumen standar yang berlaku secara internasional. Pada umumnya, dokumen ini terdiri atas tiga set formulir asli yang masing-masing harus diserahkan kepada perusahaan penerbangan, penerima barang, dan pengirim barang. Adapun isi dari dokumen itu adalah sebagai berikut:
- Tanda terima dari perusahaan penerbangan yang menyatakan bahwa perusahaan tersebut telah menerima barang dari pengirim.
- Perjanjian antara pengirim dengan perusahaan penerbangan untuk memindahkan barang dari bandara asal ke bandara penerima.
- Pernyataan pabean.
- Tagihan biaya pengiriman barang.
- Sertifikat asuransi.
Penutup
Demikianlah informasi tentang dokumen ekspor dan jenis-jenisnya yang bisa diuraikan di artikel ini. Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa kelima dokumen tersebut wajib untuk diketahui bagi Anda yang ingin melakukan ekspansi bisnis ke luar negeri.
