Persiapan Administratif untuk Menunjang Kegiatan Ekspor
Sebagaimana yang diketahui, suatu perusahaan pasti mempunyai peralatan dan perlengkapan untuk menunjang semua hal di perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, persiapan administratif ibarat lauk-pauk saat makan.
Persiapan ini merupakan persiapan utama yang harus dilakukan. Sekitar 80% transaksi perdagangan ekspor-impor dilakukan melalui korespondensi. Sedangkan 20% sisanya dilakukan dengan negosiasi tatap muka yang akhirnya juga dikonfirmasikan dalam bentuk korespondensi.
Nah, tentu sangat bisa dipahami bahwa persiapan administratif mutlak diperlukan dalam kegiatan ekspor. Adapun berbagai peralatan kantor yang diperlukan untuk menunjang kegiatan ekspor adalah sebagai berikut:
1. Letter Head yang Menarik dan Informatif
Letter head dibutuhkan untuk mengenalkan perusahaan kepada calon pembeli di mancanegara. Dalam banyak kasus, eksportir belum mengenal calon pembelinya dengan baik. Begitu pula dengan importir yang sering kali tidak mengenal calon pemasok secara mendalam.
Baca Juga: Cara Mudah Memahami Target Pasar
Intinya, antara eksportir dan importir belum begitu mengenal bonafiditas masing-masing. Pada tahap awal, mereka hanya mengenal letter head atau kop suratnya. Jadi, sebaiknya Anda menggunakan letter head yang menarik dengan nama perusahaan yang mudah diingat.
Letter head akan menjadi "etalase" bagi bonafiditas perusahaan. Letter head yang indah dan menarik serta mengandung informasi awal mengenai perusahaan akan memberikan kesan yang baik, seperti nama bankers, nomor izin usaha, nomor telepon, nomor faksimile, kotak pos, dan trade marks.
Citra yang baik ini akan menimbulkan kepercayaan awal pada bonafiditas perusahaan. Kepercayaan sangat penting karena ini merupakan modal utama yang akan menjamin kesuksesan Anda dalam kegiatan ekspor-impor.
2. Mesin Ketik Model Mutakhir dan Personal Computer
Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, korespondensi dalam kegiatan ekspor memegang peranan yang sangat penting. Oleh karena itu, salah satu alat yang diperlukan adalah personal computer untuk menulis surat terkait dengan kegiatan ekspor-impor.
Sebenarnya, personal computer tidak hanya dimanfaatkan untuk menulis surat, tetapi juga sebagai pengolah dan komunikasi data. Cepatnya kemajuan dalam bidang teknologi, seperti pemakaian sistem electronic data interchange, peranan personal computer tidak lagi sebatas pengganti mesin ketik.
Baca Juga: 14 Prinsip Dasar Perusahaan
3. Faksimile
Faksimile merupakan alat yang sangat praktis dan mudah yang bisa digunakan untuk keperluan mengirim dan menerima surat. Begitu pula dalam kegiatan ekspor, faksimile menjadi alternatif tersendiri dalam surat-menyurat.
4. Surat Elektronik
Surat elektronik atau yang biasa disebut email merupakan teknik terbaru dalam menyampaikan pesan melalui jaringan komputer. Dengan surat elektronik, baik eksportir maupun importir bisa mengirim pesan ke seluruh dunia hanya dalam waktu beberapa detik saja.
5. Amplop Surat dan Prangko
Amplop surat dan prangko dengan nama dan logo perusahaan yang estetik diperlukan sebagai sarana untuk memperlancar korespondensi sekaligus sebagai sarana promosi perusahaan. Sebab, tidak semua surat dapat disampaikan dengan faksimile atau email.
Maksudnya, ada surat-surat tertentu yang bertujuan untuk memperkenalkan perusahaan lebih jauh kepada calon pembeli yang harus dikirimkan via pos. Oleh karena itu, buatlah amplop surat dan prangko semenarik dan selengkap mungkin.
6. PO BOX atau Alamat Kantor yang Jelas
Perusahaan ekspor-impor tidak memerlukan kantor yang berlokasi strategis. Carport office, home office, atau PO BOX sudah cukup sebagai alamat kantor. Intinya adalah mempunyai alamat yang jelas untuk pengiriman surat, nomor telepon yang dapat dihubungi 24 jam, dan nomor faksimile.
Baca Juga: 7 Tips Lolos Kartu Prakerja
Demikianlah pembahasan tentang persiapan administratif untuk menunjang kegiatan ekspor. Nah, sekarang Anda telah mengetahui apa saja yang perlu disiapkan dalam kegiatan ekspor-impor. Persiapan yang matang tentu akan berpengaruh terhadap kesuksesan bisnis Anda dalam kegiatan ini.
