Pengertian dan Fungsi General Affair dalam Perusahaan
Sebuah perusahaan biasanya memiliki banyak divisi atau departemen. Setiap divisi memiliki fungsi masing-masing yang membantu perusahaan supaya bisa berjalan dengan sukses. Salah satunya yaitu divisi general affair atau bisa juga disebut divisi umum.
Pengertian General Affair
Dalam hal administratif, general affair bertugas untuk menyediakan berbagai fasilitas yang mendukung unit kerja perusahaan. Setiap agensi atau perusahaan memiliki divisi masing-masing yang bekerja di bawah HR (human resources).
Nah, banyak perusahaan yang kemudian mengkombinasikan general affair dengan staff atau divisi HRD. Sebab, keduanya memiliki tugas dan fungsi yang hampir serupa. General affair secara umum berada di bawah kepala operasional atau divisi umum.
Divisi ini bertugas untuk mengurus operasional kantor, baik itu yang rutin atau tidak. Mereka membantu agar perusahaan bisa melakukan kegiatan operasionalnya dengan baik. Pada dasarnya, divisi general affair memiliki lingkup yang beragam.
Biasanya, divisi ini mengatur masalah fasilitas perawatan bangunan kantor, kebutuhan peralatan kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor, dan kesehatan karyawan. Nah, berikut ini adalah beberapa tanggung jawab general affair:
1. Pengadaan Barang atau Aset
General affair memiliki tanggung jawab terkait persediaan aset atau barang perusahaan seperti printer, komputer, dan sejenisnya. Pembelian dan penggantian barang perusahaan tersebut menjadi tugas dari general affair.
Dalam hal pengadaan barang, perusahaan sebaiknya menekan biaya pengeluaran aset. Oleh karena itu, general affair perlu memastikan agar harga pengadaan barang tersebut rendah atau tidak berlebihan, tapi tetap optimal.
2. Melakukan Pembayaran dan Pembelian Rutin
Selain membeli aset perusahaan yang semi permanen, divisi ini juga melakukan pembelian rutin perusahaan. Maksud dari pembelian rutin adalah seperti alat tulis kantor, kertas, printer, dan barang lain yang cepat habis.
Tanggung jawab mereka juga terkait dengan masalah pembayaran berkala. Contoh pembayaran berkala perusahaan yaitu pembayaran listrik, air, wifi, telepon, dan lainnya. Namun, kini umumnya perusahaan besar sudah melakukan pembayaran berkala secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi.
3. Pembayaran Tenaga Harian
Perusahaan kadang menggunakan pekerja freelance atau pekerja harian lepas. Pembayaran upah harian mereka menjadi tanggung jawab dari divisi general affair. Divisi ini pun berwenang dalam menentukan berapa besaran upah harian untuk pekerja lepas di luar gaji pegawai.
4. Menjaga Aset
Selain pembelian dan pengadaan, general affair juga bertanggung jawab dalam menjaga atau mengawasi aset yang telah dibeli. Ini bertujuan agar pengguna aset tersebut tidak menggunakannya secara sembarangan.
5. Renovasi dan Membuka Kantor Cabang
Divisi umum juga detail saat menentukan biaya, misalnya untuk renovasi dan pembukaan kantor cabang. General affair memiliki tugas untuk menentukan faktor kelayakan dengan perkiraan pendanaan yang sesuai, apakah perlu melakukan renovasi dan berapa besaran dananya.
Fungsi General Affair
Pada prinsipnya, general affair bertugas untuk membantu proses operasional perusahaan. Peran mereka sangat penting dalam hal kenyamanan produktivitas para karyawan di kantor. Secara umum, berikut ini adalah beberapa fungsi dari general affair:
1. Perawatan Fasilitas
Salah satu fungsi general affair yaitu masalah perawatan. Divisi ini akan memantau kondisi fasilitas perusahaan. Mereka akan memprioritaskan apa yang bisa meningkatkan produktivitas karyawan. Ada banyak faktor yang mungkin diperhatikan tergantung dari jenis perusahaannya.
Jika perusahaannya sering menerima kunjungan pelanggan, maka perlu lebih banyak ruang tunggu atau lobi. Selain itu, general affair juga berperan dalam perawatan berbagai aspek, termasuk bangunan kantor.
Mereka memastikan kebersihan dan tampilan eksternal bangunan, lingkungan yang aman, serta perawatan instalasi listrik. Mereka pun membuat checklist dan jadwal pembersihan ruangan serta cara perawatan setiap peralatan dan perlengkapan kantor.
2. Membangun Hubungan yang Baik
General affair tidak hanya terkait dengan barang dan bangunan saja, tetapi juga membangun hubungan yang baik dengan supplier. Mereka berhubungan dengan supplier, mulai dari pemilihan, pembuatan kontrak, hingga pembayaran tepat waktu.
Jika ada masalah, maka general affair akan komplain atas nama perusahaan. Hubungan yang baik dengan supplier tentunya akan bermanfaat bagi jalannya perusahaan. Ini secara tidak langsung bisa berdampak pada image perusahaan dan produktivitas karyawan.
3. Menyiapkan Laporan Periodik
Fungsi general affair yang selanjutnya adalah menyiapkan laporan budget. Laporan keuangan yang disiapkan terdiri dari pengeluaran untuk aset dan pengeluaran kantor. Perencanaan budget yang tepat akan membantu efektivitas dalam investasi internal perusahaan.
4. Membantu Urusan Perizinan
Perusahaan sering menghadapi masalah perizinan, misalnya saat akan membangun fasilitas pabrik atau memproduksi sebuah barang. Perusahaan perlu mendapat berbagai izin dari pemerintah, kepolisian, ormas, dan lain-lain.
Nah, general affair menjadi pihak yang berfungsi untuk membantu urusan perizinan ini. Meskipun tidak terkait langsung dengan produksi barang dan jasa, tetapi adanya divisi ini membantu kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik.
Demikianlah pembahasan tentang pengertian dan fungsi general affair dalam perusahaan. Sebenarnya, tanggung jawab dan fungsi dari general affair sangat luas sehingga harus dibedakan dengan divisi HR yang lebih fokus pada pengelolaan dan pengembangan SDM perusahaan.
